Аутсорсинг печати: как посчитать затраты?

Аутсорсинг офисной печати – услуга не новая, но до сих пор вызывает много споров. Поставщики услуг заявляют о сокращении затрат на 20-30% в результате перехода на аутсорсинг. Но многие компании-потребители до сих пор скептически смотрят на эту цифру.

«У нас и так низкая стоимость отпечатка, как вы сократите ее еще на 30%?», - часто слышим мы от клиентов.

Все дело в том, что сокращается не столько стоимость отпечатка, а так называемая «полная стоимость владения инфраструктурой печати». Разберемся с этими категориями.

Что такое полная стоимость владения?

На первый взгляд печать – это очень простая процедура. Казалось бы, краситель наносится на бумагу – достаточно посчитать стоимость бумаги и стоимость чернил, и получится стоимость отпечатка. Однако до 90% расходов на печать являются скрытыми.

Часто при оценке затрат на организацию процесса печати, забывают о стоимости и амортизации оборудования, заработной плате сотрудников, задействованных в процессе.

Чтобы составить полную картину затрат на печать, предлагаем воспользоваться нашим калькулятором.

Итак, для расчета «полной стоимости владения инфраструктурой печати» необходимо учесть следующие затраты (за год):

- стоимость сервисных контрактов;

- стоимость ремонтов за рамками сервисных контрактов;

- стоимость купленных запчастей и ресурсных деталей;

- стоимость купленных картриджей;

- стоимость заправок и восстановлений картриджей;

- эквивалентная стоимость оборудования;

- трудозатраты сотрудников.

Иные расходы.

Также для расчетов понадобятся данные об объеме печати.

Где взять все эти данные?

Расчет некоторых показателей – достаточно кропотливый труд. Но лучше потратить на это один раз время и получить полную картину текущего положения дел. Только основываясь на реальных и достоверных данных можно эффективно управлять инфраструктурой печати.

Объем печати. Если на оборудовании не установлены счетчики, то объем печати можно посчитать, как количество пачек бумаги (купленных за год) умноженное на количество листов в пачке.

Стоимость сервисных контрактов. Если сервисное обслуживание печатной техники осуществляет сторонняя компании, необходимо учесть стоимость этих услуг. Обычно эти данные можно легко найти в бухгалтерии.

Картриджи и запчасти. Здесь все более или менее просто. Берем стоимость купленных в течении года картриджей, расходных материалов, запчастей.

Эквивалентная стоимость оборудования. Эквивалентная годовая стоимость - ежегодная эквивалентная стоимость владения активом в течение всей его жизни. Что это значит? Допустим, вы купили принтер стоимостью 10 000 руб. Средний срок служба данного принтера 5 лет. Тогда, эквивалентная годовая стоимость данного принтера 10 000 руб. /5 лет = 2000 руб. Парк техники компаний может насчитывать сотни печатных устройств. Найти где-то в документах стоимость каждого принтера просто нереально. Поэтому для удобства расчетов в нашем калькуляторе используется средняя стоимость, которая задана для различных категорий оборудования. Вам остается только указать количество принтеров или МФУ, которое у вас используется.

Учет трудозатрат сотрудников. Трудоемкая по расчетам, но очень важная для полной картины статья затрат. Если перевести труд сотрудников, занятых в организации процесса печати в деньги, то увидим, что их тратится немало. Не стоит забывать, что речь идет не только о сотрудниках, которые непосредственно обслуживают технику – меняют картриджи, ремонтируют, но и о тех, кто занимается закупкой, логистикой, хранением оборудования, расходных материалов (бухгалтерия, юристы, склад). Для удобства расчетов мы создали специальный калькулятор, в котором указаны основные отделы, участвующие в процессе организации печати. Вам необходимо указать сколько примерно времени они тратят. Обратите внимание, что для некоторых сотрудников необходимо указать временные затраты за день, а для других за месяц или год. По умолчанию в калькуляторе указаны данные характерные для организаций аналогичных нашей компании «Галэкс» - с количеством сотрудников около 300.

Учет трудозатрат.

История одного проекта в цифрах.

Рассмотрим расчет затрат на печать на примере одного из наших заказчиков. Расчеты проводились в рамках анализа печатной инфраструктуры перед переходом на аутсорсинг печати. До начала проекта количество единиц печатной техники составляло 153 шт. Все данные указаны за год.

Объем печати 2 800 000 копий.

Стоимость сервисных контрактов 180 000 руб.

Стоимость ремонтов за рамками сервисных контрактов 0 руб.

Стоимость купленных запчастей и ресурсных деталей 600 000 руб.

Стоимость купленных картриджей 680 000 руб.

Стоимость заправок и восстановлений картриджей 0 руб.

Эквивалентная стоимость оборудования 750 000 руб.

Учет трудозатрат сотрудников 480 000 руб.

Иные расходы 0 руб.

Считаем совокупные затраты на печать за год.

Для данного заказчика годовые затраты на печать складываются из стоимости сервисных контрактов, стоимости купленных картриджей, запчастей и ресурсных деталей, эквивалентной годовой стоимости оборудования и трудозатрат сотрудников.

Получаем 180 000 руб. + 600 000 руб. + 680 000 руб. + 750 000 руб. + 480 000 руб. = 2 690 000 руб.

Как мы видим «себестоимость отпечатка» и «полная стоимость владения в расчете на отпечаток» - две разные категории. Первая не учитывает стоимость оборудования и зарплату сотрудников. Итак, мы посчитали затраты на печать за год, и они составили 2 690 000 руб., при этом калькулятор сообщает о возможном сокращении затрат на 807 000 руб. в год. Цифра внушительная!»