Новый подход к работе с покопийными проектами

Как показывает опыт, 9 из 10 заказчиков не знают, сколько в действительности уходит денег на организацию печати. Под этим вопросом кроется много скрытых и очевидных затрат, начиная от затрат на расходные материалы, ремонт и техническое обслуживание, заканчивая учётом простоя техники и ошибками её расстановки в пространстве. Большинство скрытых затрат даже не учитывается в большинстве организаций.

Сегодня существует две схемы организации печати с целью оптимизации бюджета на печать.

Первая – покопийный расчет затрат на печать, он позволяет управлять бюджетом организации, но это не оптимизация, а только систематизация процесса. И вторая ситуация - это когда компания приглашает аутсорсера и тот оптимизирует и денежные ресурсы компании и освобождает время IT-сотрудников на решение профильных задач.

Третий вариант может строиться на базе покопийных расчетов, но учитывает временные ресурсы не только IT-специалистов, но и всех пользователей печатающего оборудования в компании.

И здесь мы на практике столкнулись с таким понятием, как «культура печати». «Культуру печати» легко разрушить при внедрении первых двух вариантов.

Как, где искать «культуру печати» и для чего?

Любая работа с покопийным проектом начинается с аудита. На этом этапе важно получить максимально полную информацию о том, как устроена печать у заказчика. Выявить точки максимально высоких потерь. Выделить участки, где цена остановки печати слишком высока. Именно на этом этапе важна совместная работа аутсорсера и заказчика по изучению сложившейся «культуры печати». Это нужно для того, чтобы в дальнейшем безболезненно для бизнеса внедрить процесс оптимизации.

На следующем этапе поставщик разрабатывает рекомендации с учетом всех особенностей «культуры печати». По опыту можем сказать, что даже незначительные изменения могут существенно сократить затраты на печать.

Так что же такое «культура печати»? «Культура печати» - это уникальные особенности организации печати, которые складываются на основе организационной культуры каждой отдельной компании.

На что стоит обратить внимание при «культурном» подходе?

Важно в SLA прописывать уровни критичности реагирования на каждый аппарат, ведь время реакции отражается на стоимости копии. Если парк техники расставлен правильно, нагрузка распределена равномерно, то не понадобится 2 часа реакции по SLA на каждое печатающее устройство, а это существенно сказывается на стоимости копии. Есть аппараты, которые печатают раз в неделю, есть 2-3 листа в день, а есть принтер на столе руководителя и везде можно прописать свои режимы восстановления сервиса печати. Именно такие режимы печати, стандарты и отношения внутри организации мы и называем сложившейся культурой, к которой нужно относиться бережно.

Для федеральных, сетевых компаний есть еще один немаловажный нюанс. Как правило, провайдеры навязывают заказчикам поставщиков на местах исходя из собственных, в том числе финансовых предпочтений. Венета Систем практикует другой подход. Мы подбираем партнеров на местах с учетом предпочтений заказчика. Если есть уже сложившиеся отношения, то мы не видим необходимости их разрушать, наоборот мы укрепляем их, повышая стандарт обслуживания. Мы ранжируем своих партнеров и чем выше его уровень обслуживания, тем более высокую цену он получает за оказанные услуги. В их интересах работать качественно, в наших предоставить качественный сервис в рамках единого SLA, заказчику получить ожидаемый результат это - качественная бесперебойная печать за оптимальные деньги.

Еще 2-3 года назад заказчик хотел полностью отдать все функции аутсорсеру, а на практике сталкивался с проблемой непопадания в KPI. Это результат не грамотного вторжения стандартов аутсорсера в «культуру печати» заказчика.

Так, если сначала аутсорсинг печати задумывался как способ оптимизации денежных средств, внутренних ресурсов компании, то сейчас мы на себе ощутили всю важность органичного внедрения этого процесса. Главная цель – создать комфортную для конечного пользователя среду, отлаженную и бесперебойную работу техники и людей и в этом, поможет ответственный подход к изучению «культуры печати» в каждой отдельной организации. А в дальнейшем создания четких стандартов отрасли.

Как это работает, можно узнать на сайте Венета Систем.